Как правильно оформить прием сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Прием нового сотрудника на работу – важный и ответственный процесс, требующий внимательного соблюдения норм трудового законодательства. Ошибки на этом этапе могут привести к серьезным юридическим последствиям для работодателя, а также негативно сказаться на мотивации и лояльности нового члена команды. Чёткое и правильное оформление всех необходимых документов – залог успешного начала трудовых отношений.

В данной статье мы предоставим подробную пошаговую инструкцию, которая позволит вам грамотно и эффективно оформить прием сотрудника на работу, избежав распространенных ошибок и обеспечив соответствие всем требованиям законодательства. Мы рассмотрим каждый этап, начиная от получения необходимых документов от кандидата и заканчивая внесением записи в трудовую книжку и ознакомлением с локальными нормативными актами.

Следуя нашей инструкции, вы сможете быть уверены в соблюдении всех необходимых процедур и создании прочной основы для долгосрочного и продуктивного сотрудничества с вашим новым сотрудником. Внимательное изучение и применение представленных рекомендаций поможет вам избежать возможных проблем в будущем.

Получаем согласие: заявление и документы

Параллельно с заявлением, работодатель запрашивает у кандидата пакет документов, предусмотренный Трудовым кодексом РФ. Это необходимо для соблюдения законодательства и оформления трудового договора. Состав пакета может варьироваться в зависимости от должности и специфики работы, но обычно включает основные документы, удостоверяющие личность и квалификацию.

Необходимые документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка (при наличии) или сведения о трудовой деятельности.
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).
• Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву).
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если требуются для выполнения работы).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, такие как:

1. Справка об отсутствии судимости (например, для педагогов).
2. Медицинская книжка (для работников сфер, связанных с пищевой промышленностью, общепитом, медициной и др.).
3. Разрешение на работу или патент (для иностранных граждан).

Согласие на обработку персональных данных также является обязательным документом. Работодатель должен уведомить сотрудника о целях обработки его персональных данных и получить его согласие в письменной форме.

Создаём приказ: образец и обязательные поля

Приказ является локальным нормативным актом организации и должен соответствовать требованиям трудового законодательства. Унифицированной формы приказа о приеме на работу нет, но на практике часто используют форму Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для группы работников), утвержденные Госкомстатом РФ. Однако, организация вправе разработать и использовать свою форму, главное, чтобы в ней присутствовали все необходимые реквизиты и сведения.

Обязательные поля приказа:

• Наименование организации (полное и сокращенное, если есть).
• Номер и дата приказа.
• Место издания приказа.
• Фамилия, имя, отчество (полностью) принимаемого работника.
• Должность (профессия), специальность в соответствии со штатным расписанием.
• Структурное подразделение, в которое принимается работник (если есть).
• Условия приема на работу (например, основная работа, по совместительству).
• Срок трудового договора (если заключается срочный трудовой договор).
• Дата начала работы.
• Условия оплаты труда (оклад, тарифная ставка, надбавки и т.п.).
• Испытательный срок (если установлен).
• Основание издания приказа: номер и дата трудового договора.
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и расшифровка подписи.
• Виза ознакомления работника (подпись и дата ознакомления).

Заполняем трудовую: запись и личная карточка

После издания приказа о приеме на работу, необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку (форма Т-2). Это важные документы, отражающие трудовой стаж и другие значимые сведения о работнике. Ошибки при их заполнении могут привести к проблемам в будущем, поэтому к данному этапу следует подойти ответственно.

Записи должны быть идентичными в обоих документах и соответствовать приказу о приеме на работу. Используйте четкий, разборчивый почерк или печатайте на компьютере. Обратите внимание на правильность указания даты, номера приказа и наименования должности и структурного подразделения. Ниже детально разберем каждый документ.

Трудовая книжка

В трудовую книжку вносится следующая информация:

1. Дата приема на работу: Заполняется в соответствии с приказом.
2. Сведения о приеме: Указывается полное наименование организации, должность (профессия) работника и структурное подразделение (если есть). Например: «Принят(а) на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга».
3. Основание: Указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.
4. Подпись ответственного лица: Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии).
5. Ознакомьте сотрудника с записью, под роспись.

Личная карточка (форма Т-2)

Личная карточка содержит более подробную информацию о работнике. Основные разделы, которые нужно заполнить при приеме:

• Общие сведения: ФИО, дата рождения, образование, семейное положение и т.д. (заполняется на основании предоставленных документов).
• Сведения о воинском учете: Заполняется на основании военно-учетных документов.
• Прием на работу и переводы: Аналогично записи в трудовой книжке указывается дата приема, должность, структурное подразделение, основание (приказ).
• Отпуска: впоследствии, информация об отпусках работника.
• Дополнительная информация: Может содержать сведения о повышении квалификации, переподготовке и т.д.
• Ознакомьте сотрудника с каждой записью, под роспись.

Итог

Четкое соблюдение правил заполнения трудовой книжки и личной карточки – залог грамотного учета трудового стажа сотрудников и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов. Уделите достаточно внимания этому процессу, проверьте все данные и убедитесь, что записи соответствуют приказам и предоставленным документам. Помните об ответственности за внесение недостоверных сведений. Своевременное и правильное оформление кадровой документации является важной составляющей успешной работы любой организации.